Japon Yönetim Teknikleri

Okumanızı tavsiye edeceğim güzel bir yazı.
Yazar : Kazuo MURATA
BÖLÜM 1

Japonya’yla Rekabete Giriş......:

Japonya’daki Japon şirketlerini yenmek için belirlenen stratejiler:

• Japonya’dakine eşit yada onların üstünde kalite düzeyleri saptamak.
• Japonya’daki verimlilik düzeyine ulaşmak.
• Çalışmayı üç vardiya halinde düzenlemek.

Sürekli kendini geliştirme maliyetleri düşürüp fiyatları artırmaya yönelik baskı.

Eğer rutin işlerin bütün zamanlarını aldığı gerekçesiyle insanlar kendilerini ve çalışma düzenlerini geliştirmeye yönelmezse, sorunlar sürüp gitmekle kalmayacak yeni sorunlar çıkarak maliyetin daha da yükselmesine neden olacaktır

Japon yöntemleriyle rekabet edebilecek kendi yönetim sistemimizin oluşturulması:

Rekabet, kendini geliştirmek için çok iyi bir fırsat sağlar. Tıpkı sporda olduğu gibi: Rekabet olmazsa oyuncular yeteneklerini daha iyiye götürmeyi başaramazlar.

Tüm şirket çalışanlarının iş ortamında tatmin bulmaya teşvik edilmesi önemlidir. Yeni yönetim tarzının amacı, tüm şirket çalışanlarını işlerine ilgi duymayı teşvik etmek, işlerinden zevk almalarına yardımcı olmak ve kendilerini geliştirmelerine olanak tanımak olacaktır.

BÖLÜM 2

Personel Politikaları ........:

Kötü alışkanlıkların bırakılması: Yöneticilerin öncülük edeceği temel bir görev tüm şirkette “onlar ve biz” anlayışının yıkılmasını sağlamaktır. Eğer şirket çatısı altında onlar ve biz anlayışı hakimse, bireysel verimi artırmak asla mümkün olmayacaktır. Bu nedenle her şeyden önce bu anlayışa dayalı ilişkilerin ortadan kaldırılması gerekir.

Esnek çalışma uygulamaları yöneticilerle başlar. Çeşitli işlevlerini yerine getirenler arasında diyalog teşvik edilmelidir. İstekleriniz sürekli olarak iletilip ifade edilmelidir.

İyi elemanların geliştirilmesi: insanlar değeri her yıl artan birer varlıktır. Hedef disiplinli üretici insanlardır. Üst düzey yöneticilerin kendi içlerinde sıkı bir disiplin sağlayarak iyi örnek oluşturması çok önelidir.

Kendini geliştirmeyi ödüllendirmek için şirket içinde terfi uygulanmalıdır. “Mümkün oldukça içerden terfi politikası uyguladık. Böylece elemanların kendini geliştirme ve yeteneklerini artırmaları karşılığında ödüllendirileceklerini görmelerini sağladık.”

İş ortamında eğitime ağırlık verilmelidir. İş ortamında eğitim, iş dışında eğitimden daha iyidir. Üstlerin görevi, her iş gününün sekiz saat boyunca bir eğitim zamanı olduğunu kavrayarak astlarının gelişmesini sağlamaktır. Eğitim sırasında en çok öne çıkarılması gereken noktalar problemlerin çözümünde ve kendini geliştirme konusunda öncülük etmektir. Bunun sonucunda bütün çalışanlar iyi bir disiplin ve üretkenlik kazanırsa, şirket de gitgide daha çok güçlenecektir.

Sadece para için çalıştığınızda hayat çok yorucu, çalışma hayatının kalitesi de çok düşük olur. İnsanlar durmadan aldıkları parayı düşünür ve kendi çabalarıyla bir şey elde etmezlerse, kendilerini geliştirmeyi ve çalışma yaşamlarından zevk almayı başaramazlar.

BÖLÜM 3

Kendini Geliştirme.....:

• Kendini geliştirmek, daha iyi işler yapma niyetinden kaynaklanan üretici bir etkenliktir.
• İşe ilgi çekmek başarının anahtarıdır. İlgi, işleri daha iyi yapmaya yönelik üreticiliği teşvik eder.
• Kalite kontrol çevresi, sistemli ve kolektif biçimde sorunların üstüne gitmeye yönelik bir sistemdir.( Kalite kontrol çevreleri, tipik olarak 6-8 arasında elemandan oluşur. Aynı bölümden olan bu kişiler, formen yada bölüm şefinin liderliğinde gönüllü olarak bir araya gelir ve işlerini etkileyen sorunların çözümü için çaba gösterirler. Kalite kontrol çevresi üyeleri, beyin fırtınası, problem analizi gibi sistemli problem çözme tekniklerinin kullanımı konusunda eğitim almıştır).
• Mazeretler boşa zaman harcanmasına yol açar. Problem çözümünde mazeretler öne sürmek, zaman kaybından başka şey değildir. Bunla birlikte işin gecikeceği zamanından önce haber verilirse, bu kabul edilir. Yani eğer insanlar önceden gelip sorunlarını anlatıyorsa, işi ciddiye aldıklarının göstergesidir bu. O zamanda işin istenen zamanda tamamlanmasını önleyen problemleri ayıklamak için düşünceler geliştirmelerinde onlara yardımcı olmak yöneticinin görevidir.

BÖLÜM 4

İletişim.......

• Kusursuz bir şirket oluşturmanın temel ilkelerinden biriside iletişimdir. İnsanlar, geçmişte edindikleri bilgileri başkalarınınkiyle birleştirerek yeni düşünceler üretebilir. Bir işi bilemezseniz yapamazsınız!. Bilgileri kendilerine saklayıp altlarındaki elemanlarını karanlıkta bırakarak konumlarını korumaya çalışanlar, ancak modası geçmiş ve verimsiz yöneticilerdir.

Çok amaçlı şirket gezileri:

• İletişim sürecini kısaltır.
• Engelleri ortadan kaldırır.
• Üst düzey yöneticilerin yardıma hazır olduğunu gösterir.

“Fabrika gezileri yaklaşık bir saat sürerdi. Üretim bölümündekilerin canlarını sıkan bir sorun olduğunda, daha bana şikayetlerini bildirmeden anlayabiliyor ve sonuçta da sorunları kendileriyle görüşüp sıkıntılarını hafifletebiliyordum. Herkesle selamlaşıp her sabah sohbet etmek bizi birbirimize yakınlaştırdığı gibi, karşılıklı saygıyı da artırdı.”

BÖLÜM 5

Bakım......:

Engeller ortadan kaldırılmalıdır.

Şikayetler kabul edilmez. Biz, üretim bölümünde ortaya çıkan bütün sorunların en azından üretim personeli tarafından paylaşılması gerektiğini açıkça ortaya koyduk. Operatörlerin, kendi yaptıkları işle ilgili sorunları başlarından savıp suçu ilgili servise bölümüne yıkmaktan vazgeçmesi çok önemlidir. Operatörlerin, makinelerde ortaya çıkan sorunlar konusunda bakım uzmanlarına şikayet etmekle yetinmesine izin verilmez. Ancak, makineleriyle ilgili olarak çıkan sorunları açık biçimde ortaya koyup, bakım personelinin bu konuları düzeltmesini isteyebilirler.

Sorunların ne ölçüde ciddi olduğunu belirlemek amacıyla hekim/hasta kartları uygulanır.

Bu sistem tıpkı hekim/hasta ilişkisine benzer; söz konusu ilişkide, hasta hekimin tavsiyelerine uymadıkça hekimin hastaya yardımcı olması imkansızdır. Hekimin görevi ise hastayı gözetim altında tutup sağlıklı bir duruma doğru ilerleme sağlanıp sağlanmadığını kontrol etmektir. Hasta kendi durumu hakkında hekime bilgi vermezse bunun mümkün olmayacağı açıktır.

Sanayide insanların duyarlılığa ve sorunları gidermede insiyatif alma yeteneğine sahip olacak şekilde yetiştirilmesi son derece önemlidir. Kolay bir iş değildir bu ama kusursuz insanlar yetiştirmek de kusursuz bir şirket için en büyük yatırım ve değerdir. Şirketin geleceği, doğrudan doğruya, çalışanların geleceğe yönelik tutumuna bağlıdır.

BÖLÜM 6

İşletme Yönetimi ve Yönetim Tarzı....:

.Kurallara uyulmaması, adil değildir. Üretim işinde kurallara uymanın hayati önemi vardır. Yöneticilerin, adaletin işletme kültürünün bir parçası haline gelmesi için uğraşması çok önemlidir ve herkesin de birbirine karşı adil ve doğru davranmaya teşvik edilmesi gerekir. İş ortamında adilliğin sağlanması için baskı uygulamak, yönetimin görevleri arsındadır.

Disiplin üretim şirketinin özüdür. Disiplini koruyabilirseniz, kalite düzeylerini de aynı şekilde koruyabilirsiniz. Disiplinin temel noktası, insanların kurallara uymasıdır. Çalışma ortamında kurallar bir kez konulduğunda insanlar buna uymak zorundadır. Ama yeterli kurallar olmadığı görülürse, bu sorunun temel noktası saptanıp çeşitli prosedürler uygulanarak kuralın geliştirilmesi gerekir. Yönetim ve elemanlar, sorunlu bir noktayı açıklığa kavuşturduktan sonra her zaman üretim ve işleme standartları geliştirmeye hazırlıklı olmalıdır. Şikayetleri kabul etmemeli, insanların kötü sonuçların suçunu kötü kurallara yıkmasına izin verilmemelidir. Buradaki ilke, gelişme adına şikayetleri değil, her zaman sadece açık biçimde ifade edilen sorunlu noktaları kabul etmek gerektiğidir.

Üst düzeydeki kişilerin gerektiğinde sertlik uygulaması çok önemlidir. Her kuruluşun başında bulunan kişi uzun vadede çalışanlarının mutluluğunu sağlamak için o kuruluşu geliştirmekten sorumludur. Üst düzey yöneticiler, fikir üretme ve altlarındakilere sorunları gidermede yardımcı olma konularında yeteneklerini göstererek, her zaman iyi bir örnek oluşturmalıdır. Altlarında yer alanlar da zamanla kendi gelişmelerini görecek ve sertlikteki tatlılığın farkına varıp yöneticilerini takdir edecektir.

“Şirkette çoğu zaman yapmak istediklerimi açıklamak da sporla benzerlik kurmanın son derece yaralı olduğunu gördüm. Sadece rugby oyunu bile kendi başına pek çok olanak sunmaktadır.”

Spor sevgisi ve takıma bağlılık bütün oyuncuların ortak özelliğidir.

Topu ele geçiren oyuncu, takımın maçtaki pozisyonunu daha ileriye götürme konusunda büyük bir sorumluluk duyar.

Kendi bireysel becerilerinizi geliştirmeyi hedeflemek zorunda olduğunuz açıktır.

Oyuncular zorlu anları hep büyük bir başarı duygusuyla yada ders çıkarılması gereken durumlar olarak anımsar.

Oyuncuların birey birey olarak ayrı kişilikleri olsa da, maçın kazanılması ancak ekip çalışmasıyla mümkündür.

Şirket geliştikçe, aşamalar halinde “tam zamanında” ilkesi yerleştirilmelidir. (Tam Zamanında; Japonların geliştirip yetkinleştirdiği felsefenin ve onu destekleyen üretim tekniklerinin Batı’da aldığı biçimdir. Bu felsefeye göre parçalar ancak gerektikçe bir sonraki işleme aktarılır, böylece kusursuz imalat işlemlerine ait parçalar giderek daha sıkı biçimde birbirleriyle bütünleştirilebilir. Tam zamanında, fabrikaya aşağıdaki bakış açılarını kazandıran önemli bir sistemdir.

• Sorunlar açıkça ve hemen ortaya konabilir.
• Herhangi bir sorun, otomatik olarak fabrikada ki bütün işlemleri etkiler, dolayısıyla herkes tarafından bilinmesi gerekir.

BÖLÜM 7

Düşünme Üzerine......:

Uzun vadede iyi şirket, yüksek potansiyele sahip iyi insanların bulunduğu şirket demektir. İyi eleman, disiplinli ve üretken elemandır. Disiplinli insanlar kurallara ve standartlara saygı gösterir, tüm kuruluşla doğru iletişim kurabilirler. Üretkenlik için gözlem, analiz, kilit noktayı saptama, fikir geliştirme ve bunları işi daha iyiye götürecek şekilde uygulamaya koyma yetileri gerektirir. Bunu başarabilen insanlar her kuruluşta ve her pozisyonda iyi çalışacaktır. Yani her zaman işlerini keyifle yapacaktır. İnsanlar bir şirketin en değerli varlığıdır.

Performansını incelemek amacıyla bir şirketi ziyarete gittiğinizde insanların gözlerindeki parlaklığa ve fabrikanın ne derece düzenli olduğuna bakın. İnsanların gözlerindeki parlaklık, üreticiliklerine dair iyi bir göstergedir. Fabrikanın düzenli oluşu ise orada çalışan insanların disiplin derecesini gösterir. Bazen bu göstergeler şirketin performansına dair belgelerden daha önemlidir. İyi bir sanayi geliştirebilmek için o topluluktaki herkesin çabasına ihtiyaç vardır.

Gelişebilmek için denetim altına alınması gereken çok sayıda değişken vardır. Doğa bilimlerinin yasalarına uymazsanız, fazladan tek bir ürün kalemi bile üretemezsiniz. Aynı şekilde, insan bilimlerini görmezden gelirseniz işletmeyi yönetemezsiniz.

En iyi üst düzey yöneticiler, çok sayıda bölümde çalışma deneyimi kazanmış olanlardır, bireysel verimin nasıl artırılacağı konusunda bir sezgi geliştirmişlerdir.

Gelecekteki işletme tarzı, Batılı ve Japon yaklaşımlarının birleşimi olacak ve daha çok bireysel üretkenliğe dayanacaktır. 21. Yüzyılda daha fazla bilgi sistemi geliştirilecek, bilgiler bütün şirket yöneticilerine açık hale gelecektir.

Kendi çalışma sistemimizi kendimizin geliştirmesi, oturmuş bir sistemi uygulamaya koymaktan daha keyiflidir. Hazır bir sistemi uygulamaları istendiğinde insanların motivasyonun bozulması olağandır. Bu kendi üretkenliklerinin azalmasına ve kendilerini geliştirme yeteneklerini artıma şanslarının yok olmasına yol açabilir. Kendi çalışma sistemimizi kendimiz oluşturmaya başladığımız zaman başka sistemleri değerlendirme yeteneğimizi de geliştirir böylece de başka sistemlerin olumlu yönlerini kolayca alıp uygulayabiliriz. Bu açıdan önemli yönetim sistemlerini uygulamaya koymadan önce, disiplinli ve üretici elemanlar geliştirilmesi gerekir.

Kusursuz bir şirketin temelinde, niyet ve düşünme ile gelişmiş, üretkenlik ve disiplin bulunan hedefleri belirli kadrolar olduğu görülür.

Japonya’da başarılı olmuş yöntemlerin, Batı kültüründe başarı sağlayacak yöntemler haline dönüştürülmesi:

• takım çalışması
• bağlılık
• ilgi
• çalışma yaşamına değer verme
• bütünleşme
• merak
• deneyime değer verme
• işte terfi